Автоматизация учета и повышение дохода. Есть ли взаимосвязь?

Однозначно да, и об этом сегодняшняя статья. Возьмем для примера компанию «А», занимающуюся розничной и оптовой продажей товаров. Ситуация типичная: бизнес вроде бы расширяется, но прибыль не растет пропорционально увеличению количества филиалов и ассортимента, управлять вручную или почти вручную бизнес-процессами становится сложнее и сложнее.

Проанализировав ситуацию, можно понять, что незамедлительного решения требуют такие проблемы:

  1. Сложности с заказом товаров. Они возникают на этапах сбора заказов со всех филиалов и их раздачи.
  2. Товарный ассортимент оставляет желать лучшего – наблюдаются дефицит востребованных позиций и залежи непопулярных товаров.
  3. Расширение ассортимента за счет взаимозаменяемых товаров крайне необходимо, но тяжело осуществимо.
  4. Отсутствие данных о пожеланиях заказчиков негативно сказывается на формировании складских запасов и прибыльности магазинов.
  5. Оборотные средства используются неэффективно – также из-за проблем с формированием складских запасов.
  6. Не все заказы выполняются своевременно из-за отсутствия у продавцов актуальной информации о наличии товаров в других филиалах.

Указанные проблемы вполне типичны, но решаемы – при помощи автоматизации учета.


Переходим от осознания проблем к их решению

Первый и важный вопрос, который приходится решать – это выбор программного обеспечения. Часто владельцы бизнеса выбирают между готовыми решениями и программами, написанными «с нуля» с учетом требований конкретной компании. Второй вариант звучит соблазнительно, но его существенный минус – это необходимость тратить время на написание, испытание программы и исправление ошибок, которых все же больше, чем в типовых и обкатанных решениях.

Продукты компании «1С» удобны тем, что на сегодняшний момент существует огромное количество отраслевых предложений, и выбрать среди них наиболее соответствующее заданным условиям несложно. Неоспоримый плюс – это возможность доработки программ «под себя». У нашей компании есть опыт удачного внедрения, доработки и удаленной поддержки «1С» в компаниях, занимающихся продажей товаров и оказанием услуг. Поэтому можем рекомендовать этот вариант – он экономит время, позволяет относительно быстро перейти на новую систему учета и начать работать.

Условно процесс перехода можно разделить на такие этапы:

  1. Внесение нужной информации в новую программу. Это справочники контрагентов и товаров, остатки по бухгалтерским счетам и складам, документы, подтверждающие прохождение в определенном периоде учетных и управленческих операций. По времени установка программы, внесение данных могут занимать до 1,5 месяца.
  2. Тестирование новой программы. Может длиться 1-2 недели.
  3. Ведение учета одновременно в новой и в старой программах (если до полной автоматизации другой программы не было, продолжается ручной учет). Это, пожалуй, наиболее трудоемкий  и психологически тяжелый для персонала этап, но только так можно подстраховать себя, если будут обнаруживаться ошибки или сотрудники не будут справляться с работой в новой программе. Дублировать операции желательно в течение 1-1,5 месяца.
  4. Доведение новой программы до рабочего состояния. На этом этапе прорабатываются наиболее слабые места: перемещение товаров между складами, их подбор и заказ, учет по филиалам, автоматизация работы продавцов и т.д. По времени этот этап может занять 3-6 месяцев.
  5. Обучение персонала. Оно происходит постоянно, с начала введения в новую программу данных. Рабочие станции должны стоять во всех филиалах, в т.ч. на торговых точках. Успех во многом зависит от правильно организованного образовательного процесса. Можно, например, два раза в неделю собирать сотрудников на занятия с участием аутсорсера «1С», связываться с которым можно удаленно. На занятиях читаются лекции, даются ответы на возникшие вопросы. Примерно через 2 недели сотрудники втягиваются, вопросов возникает все меньше, потребность в общих сборах возникает уже 1 раз в неделю. Постепенно, как показывает опыт, все сводится к телефонным консультациям.

Благодаря автоматизации учета можно в течение года наладить поставки товара, избавиться от складских залежей, повысить эффективность использования оборотных средств, увеличить оборот компании.

О чем еще стоило бы сказать, так это о техническом задании. От того, насколько оно правильно составлено во многом зависит уровень взаимопонимания между руководителем, персоналом компании и аутсорсерами «1С» и успех мероприятия в целом. Если нуждаетесь в дельном практическом совете, читайте нас на следующей неделе. 

Leave a comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *